Kennedy Space Center – NASA startet erfolgreich mit der iGrafx - Prozessmanagement-Lösung

IM FOKUS
NASA, Kennedy Space Center

Herausforderung
Die NASA sollte leistungsfähiger werden und als erste Regierungsbehörde mit dem ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem konform gehen.

DIE LÖSUNG
iGrafx® FlowCharter™

DIE VORTEILE
iGrafx® FlowCharter™ optimiert das Prozessmanagement im gesamten Unternehmen und führt zu bedeutenden Verbesserungen in der Produktivität und Leistungsfähigkeit.

Kennedy Space Center

Das Kennedy Space Center beim Cape Canaveral Spaceport ist eine weltweit bekannte Ressource für die Raumfahrtindustrie. Das Kennedy Space Center ist außerdem eines der wichtigsten Verwaltungszentren der NASA und verantwortlich für die Koordinierung von Tausenden von Subunternehmen, die für die Integration der Ausrüstung und die Wartung der Bodensysteme zuständig sind. Darüber hinaus starten und landen hier weit mehr Raumfahrzeuge als sonst wo auf der Welt.

In den neunziger Jahren war eines der Hauptziele der NASA, zunehmend wie ein Privatunternehmen zu arbeiten. Das von der Verwaltung gesetzte Ziel war beachtlich: Die NASA sollte als erste Regierungsbehörde mit dem ISO 9001 Qualitätsmanagementsystem konform gehen. Um dieses Ziel zu erreichen, schuf das Kennedy Space Center eine neue Abteilung für Geschäftsinnovationen, die nun als „Process Management Division“ bekannt ist.

"Wir hatten den Auftrag, in der gesamten Organisation die Unternehmenskultur zu ändern“, so Jim Lichtenthal, einer der Projekt-Manager dieser Abteilung. „Es ging um einen höheren Grad an Disziplin. Da unsere Zulieferer ISO Qualitätsnormen erreichen müssen, schien es angebracht, dass auch wir uns an diese Normen halten.“ Lichtenthal und seine Abteilung entschieden sich für eine Methodik zur Prozessdokumentation, die sich auf Flussdiagramme stützt. Zur Erstellung dieser Flussdiagramme wird die Software iGrafx® FlowCharter™ von Corel benutzt.

Alle NASA-Flugzentren sind heute ISO 9001 zertifiziert“, erklärt Lichtenthal. „Dies wurde möglich, nachdem wir im Kennedy Space Center Softwarelösungen zur Flussdiagrammerstellung gewählt hatten, die benutzerfreundlich und dennoch leistungsstark sind und dadurch die Weitergabe von Wissen erleichtern.“

Die Herausforderung

Während den Vorbereitungen für den ISO-Implementierungsprozess arbeiteten Lichtenthal und andere Angestellte des Kennedy Space Center mit einem Unternehmensberater, der ihnen einige unschätzbare Tipps gab. Er sagte ihnen: „Die Struktur Ihres Unternehmens sollte sich nach den tatsächlich benutzten Prozessen richten und nicht nach den Anforderungen der Normen. Anstatt einfach nur ein Papier zu erhalten, auf dem steht, dass Sie zertifiziert sind, sollten Sie ausfindig machen, wie Ihr Unternehmen wirklich funktioniert. Streben Sie nicht einfach ein Diplom an, sondern bilden Sie sich weiter.“

Der Berater des Kennedy Space Center empfahl ihnen, iGrafx® FlowCharter™ einzusetzen, um die Geschäftsprozesse zu dokumentieren. „Im November 1997 erließen wir im Kennedy Space Center die Weisung, dass alle Prozessdokumentationen als Flussdiagramme zu erfolgen hätten. Nur auf diese Weise sind wir auch in Zukunft wettbewerbsfähig“, meint Lichtenthal.

Die Lösung

„Zu erklären, was wir machten und wozu, war mit sehr viel Arbeit verbunden“, erinnert sich Lichtenthal. „Aber wir haben den Leuten ständig gesagt: ,Wenn Ihr uns nicht sagen könnt, was ihr tut, können wir es nicht messen‘.“ Ein Team ausgebildeter Trainer begann direkt zusammen mit den Angestellten Prozesse abzubilden. Diese direkte Zusammenarbeit half dabei, Prozessdetails in Form von exakten Flussdiagrammen festzuhalten. Außerdem lernten die Angestellten sehr schnell, die neuen Flussdiagramm-Techniken anzuwenden. Mit minimalem Training erwarben Sie die notwendigen Kenntnisse, um alte Prozesse zu aktualisieren und neue zu erstellen.

Lichtenthal unterteilte die Prozess-Systeme in drei Kategorien: strategische Prozesse, Kern- und Befähigungsprozesse. Die Schlüsselfaktoren und Maßeinheiten waren Teil dieser Systeme. Die Erstellung der Flussdiagramme und der Prozesssysteme ermöglichten dem Kennedy Space Center die Einführung eines objektorientierten Ansatzes, um die Prozesse der NASA zu verstehen und zu definieren. Zusammen mit dem bestehenden ITSystem erlaubte dieser Ansatz dem Center, eine zwar bedienungsfreundliche, aber dennoch leistungsstarke Management-Softwarelösung zu entwickeln. Damit können die leitenden Angestellten alle Prozessbereiche ausleuchten, jede Stufe eines Prozesses detailliert untersuchen und begleitende Dokumentation sowie zugehörige Maßzahlen mit einem Mausklick einsehen.

„Wir erhalten viele positive Kommentare von unseren Kollegen aus anderen Abteilungen“, bemerkt Lichtenthal. „Jeder Aspekt der Organisation ist ihnen zugänglich und sie erhalten sofortigen Einblick in laufende Tätigkeiten, welche Bereich davon betroffen sind und wie gut sie voranschreiten. Diese Anstrengungen haben unsere Unternehmenskultur in vieler Hinsicht positiv beeinflusst. In Sitzungszimmern sieht man nun oft, wie Flussdiagramme an die Wand projiziert und Prozesse besprochen werden. Hat man einmal damit begonnen, sich an Prozessen zu orientieren, ist es schwierig, seine Arbeit auf eine andere Weise zu betrachten.“

„Mit der Verwendung von Flussdiagrammen können wir Dokumente zwischen fünf bis zehn Mal kürzer gestalten.“

Die Vorteile

„Der wichtigste Grund, warum wir von Textdokumenten zu Flussdiagrammen gewechselt haben, ist die Benutzerfreundlichkeit für unsere Angestellten“, sagt Lichtenthal. „Das Sprichtwort ‚Ein Bild sagt mehr als tausend Worte‘ ist halt doch wahr. Mit Flussdiagrammen können wir Dokumente zwischen fünf bis zehn Mal kürzer gestalten. Auch gaben Textdokumente oft die Ereigniskette eines Prozesses nicht exakt wieder. Sie enthielten häufig Unterbrüche, die nicht ersichtlich waren, bis wir versuchten, den Prozess mit einem Flussdiagramm darzustellen. Sind sie einmal dokumentiert, können Flussdiagramme viel einfacher verstanden werden als mehrere Seiten Text.“

In der Praxis stellte das Kennedy Space Center fest, dass Flussdiagramme äußerst übersichtlich sind und es dem Anwender erlauben, 8 bis 10 Seiten Textinformationen in einem einzigen Diagramm zusammenzufassen. Ablauforientierte Dokumente, die als Texte 50 Seiten umfassen, sind beispielsweise als Flussdiagramm nur 3 Seiten lang und viel einfacher zu verstehen. Dies führt zu bedeutenden Zunahmen bei der Produktivität und beim Verständnis der Organisationsabläufe.

Wie misst die Process Management Division im Kennedy Space Center die Produktivitätszunahmen? Ende der neunziger Jahre wurde der Personalbestand des öffentlichen Dienstes im Kennedy Space Center fast um die Hälfte gekürzt. Das Center verlor über 900 Angestellte, der Personalbestand sank von 2500 auf 1700 Mitarbeiter. Bemerkenswert ist, dass die NASA während dieser Zeit den Nachfragen ihrer Kunden in den Bereichen Raumfähren, Raumstationen und Abschussrampen weiterhin nachkommen konnte. „Wir sind natürlich nicht für die gesamten Produktivitätsoptimierungen verantwortlich. Aber ich denke, wir haben doch auch dazu beigetragen. Wir glauben fest, dass unser effizienteres Management-System vielen Angestellten dabei geholfen hat, die Flaute zu überwinden“, meint Lichtenthal abschließend.

„Die Flussdiagrammerstellung ist eine einfache, visuelle Methodik, mit der Inhalt einfach zu aktualisieren ist und über unser Netzwerk für jedermann leicht zugreifbar wird“, meint Ted Drake, Leiter der Business System Documentation für das Kennedy Space Center. Er weist auch darauf hin, dass elektronische Flussdiagramme viel übersichtlicher sind als Text auf Papier. „Wir hatten ganze Räume voller Ordner mit Papier. Nach der Einführung der Flussdiagramme füllten wir mehrere Müllcontainer mit unseren alten, überholten Dokumenten.“ Auf das von Drake entwickelte, auf dem Prozesssystem basierende Dokumentationssystem kann über Hyperlinks zugegriffen werden, die sich automatisch aktualisieren. Leitende Angestellte benutzen es, um größere Prozessbereiche einzusehen und die Leistungen sowie die Prioritäten für die Optimierung zu bestimmen.

Da die Angestellten die Flussdiagramm-Softwarelösungen benutzen, verstehen und schätzen, werden die Dokumente regelmäßig aktualisiert. Drake schätzt, dass seine Abteilung monatlich um die 40 Prozessaktualisierungen beobachtet, was beinahe einer hundertprozentigen jährlichen Erneuerung der 600 Basisprozessdiagramme im Kennedy Space Center entspricht.

„Unsere Rate bei der Überprüfung der Dokumente hat sich über die letzten vier Jahre konstant erhöht. Dies weist darauf hin, dass die Prozesse benutzt und verbessert werden. Um unser System zusätzlich zu verbessern, werden wir noch weitere Tools einführen, die uns dabei helfen, unsere Prozesse zu dokumentieren und zu verstehen“, fügt Lichtenthal hinzu.

Er hält außerdem fest, dass die NASA mit der Einführung dieses Prozesses wirkliche Veränderungen herbeigeführt hat in der Art und Weise, wie die Angestellten im Kennedy Space Center ihre Arbeit angehen. „Dies ist eine großartige Leistung und unsere Abteilung erhält viele Komplimente von unseren Kollegen. Aber das ist nicht das Wichtigste. Am meisten freut mich, dass die Angestellten dadurch, dass sie Flussdiagramme einsetzen, um die Geschäftsprozesse zu verstehen, ihre Denkweise geändert haben. Wir entwickeln eine immer bessere Prozessmentalität. Das ist für mich der beste und auch lohnendste Aspekt des Ganzen.“