Fragen und Antworten zu iGrafx Process Central Server

Wie funktioniert iGrafx Process Central Server?

Lässt sich mit iGrafx Process Central Server eine Prozesshistorie verwalten?

Was genau kann ich mit der Funktion "elektronische Unterschrift" machen, was bringt es mir?

Kann ich mit iGrafx Process Central Server Zugriffsrechte definieren und steuern?

Wenn ich meine Prozesse weiter pflege und aktualisiere können meine Mitarbeiter diese Änderungen sehen?

Was passiert bei Prozessen die miteinander verlinkt sind, wenn ein Prozess umbenannt oder verschoben wird?

Kann ich sehen ob ein andere Prozess auf meine Prozess verlinkt?


Frage: Wie funktioniert iGrafx Process Central Server?

Antwort: Der iGrafx Process Central Server beinhaltet die folgenden Komponenten:

iGrafx Process Central Server mit Microsoft SQL Server 2000: Dies ist das Herzstück. Sämtliche Prozesse und Dokumente werden mit der iGrafx Process Central Server Lösung nicht mehr im Dateisystem gespeichert sonder in einer SQL Datenbank.

iGrafx WebCentral Server: Diese Lösung "schlägt die Brücke" zwischen den Anwendern, welche die Prozesse mittels Web-Browser einsehen möchten und dem iGrafx Process Central Server. WebCentral Server vermittelt die Intelligenz, damit via Web-Browser direkt auf die vorhanden (und entsprechend freigegebenen) Prozesse zugegriffen werden kann. Technisch benötigt WebCentral einen Microsoft IIS 5.0 Server mit einer ODBC-Verbindung zur Microsoft SQL Datenbank des iGrafx Process Central Server. WebCentral Server und iGrafx Process Central Server können auf dem selben Server laufen oder jeweils auf zwei separaten Maschinen.

iGrafx Process Viewer: Als alternative zu WebCentral Server kann für das betrachten der Prozesse unternehmensweit iGrafx Process Viewer als Client-Lösung auf jedem Mitarbeiter PC installiert werden. Process Viewer ist einfach gesagt ein iGrafx FlowCharter ohne die Möglichkeit Prozesse zu ändern und zu speichern.

WebCentral Server als auch iGrafx Process Viewer können parallel betrieben werden. Es braucht somit keinen Grundsatzentscheid ob "Prozessbetrachter" (alle Mitarbeiter unternehmensweit) via Viewer oder Web-Browser Prozesseinsicht haben. Diese beiden Lösungen können ohne Probleme parallel laufen.

Frage: Lässt sich mit iGrafx Process Central Server eine Prozesshistorie verwalten?

Antwort: Ja, mit iGrafx Process Central Server werden automatisch bei jeder Änderung an einem Prozess die Vorversion gespeichert. Somit können Sie jederzeit einsehen, wie der Prozess z. Bsp. am 20. August 2003 ausgesehen hat und welche Person die Änderungen erstellte.

Frage: Was genau kann ich mit der Funktion "elektronische Unterschrift" machen, was bringt es mir?

Antwort: Mit der "elektronischen Unterschrift" gebe ich einen fertigen Prozess unternehmensweit zur Betrachtung frei. Der Prozess-Ersteller kann individuell pro Prozess definieren, welche Person oder Personen den fertigen Prozess noch prüfen müssen, bevor auf diesen Prozess unternehmensweit via WebCentral zugriffen werden kann. Sobald also eine Prozess oder eine aktuelle neue Prozessversion erstellt wurde und fertig ist, kann dieser für die "elektronische Unterschrift" nominiert werden. Logt sich dann die entsprechende Person in den iGrafx Process Central Server ein sieht er sofort, dass ein Prozess für ihn zur Nomination vorliegt. Nun hat er zwei Möglichkeiten:

Erstens; er erteilt keine Zusage und erklärt, was er noch geändert haben möchte. Der Prozessbearbeiter sieht auch dies bei seinem nächsten Login im iGrafx Process Central Windows sofort und kann die Änderungen vornehmen. Der Prozess ist somit nach wie vor noch nicht für die Allgemeinheit einsehbar.

Zweitens; er stimmt zu und gibt sein OK. Wenn er die einzige Person ist, die das OK geben muss, ist der Prozess jetzt sofort für die Allgemeinheit einsehbar. Ist noch eine andere Person da, die das OK geben muss sieht er auch hier, ob diese Person schon zugestimmt hat oder nicht. Der Prozess ist dann erst für die Allgemeinheit sichtbar, wenn alle definierten Personen mittels der "elektronischen Unterschrift" das OK gegeben haben.

Frage: Kann ich mit iGrafx Process Central Server Zugriffsrechte definieren und steuern?

Antwort: Ja, nebst den generellen Zugriffsrechten auf Ordner und Prozesse pro Anwender können noch folgende zusätzlich Einschränkungen definiert werden:

Generell alle Rechte (Administrator), Prozess-Ersteller, nur Prozesse modifizieren (kann also keine neuen Prozesse selber erstellen aber darf bei vorhanden Prozessen Änderungen vornehmen), darf Historie einsehen, darf ungeprüfte Prozess sehen, darf Prozesse ausdrucken, darf Notizen hinterlegen, darf Prozess nur anschauen (aber auch ungeprüfte), darf nur geprüfte Prozesse sehen.

Frage: Wenn ich meine Prozesse weiter pflege und aktualisiere können meine Mitarbeiter diese Änderungen sehen?

Antwort: Dies ist abhängig von den Zugriffsrechten der Mitarbeiter (siehe Frage oben). Generell kann man jedoch davon ausgehen, dass die unternehmensweiten Mitarbeiter mit Zugriff über den Web-Browser und dem WebCentral Server den Prozess nur dann sehen können, wenn dieser mittels "elektronischer Unterschrift" freigegeben wurde. Beispiel: Sie haben am 20. August einen Prozess zur Unterschrift freigegeben (oder Ihr QM-Leiter hat), dieser ist nun in der ganzen Firma einsehbar. Nun erstellen Sie weitere Änderungen an diesem Prozess am 27. August und nochmals am 28. iGrafx Process Central Server hat nun zwei weitere Versionen in der Historie erstellt. Sie und Ihre Kollegen vom QM-Team, welche die entsprechenden Zugriffsrechte auf diesen Prozess haben, werden beim öffnen dieses Prozesses die Version vom 28. August sehen. Die Mitarbeiter im Unternehmen, welche via Web-Browser (und somit mit WebCentral) die Prozesse betrachten sehen immer noch den Prozess vom 20. August. Dies so lange bis Sie sich entschliessen, dass der Prozess fertig überarbeitet ist und mittels "elektronischer Unterschrift" freigegeben wird. Erst dann sehen die Mitarbeiter die Prozessversion vom 28. August.

Frage: Was passiert bei Prozessen die miteinander verlinkt sind, wenn ein Prozess umbenannt oder verschoben wird?

Antwort: iGrafx Process Central pflegt die verlinkten Prozesse automatisch und ändert die Link-Informationen in der Datenbank entsprechend. Somit gehen keine Links verloren.

Frage: Kann ich sehen ob ein andere Prozess auf meine Prozess verlinkt?

Antwort: Ja, mit iGrafx Process Central Server sehen Sie bei jedem Prozess welche Prozesse auf diesen verlinken und wohin der Prozess selber linkt. Mittels Mausklick auf die entsprechende Informationen wird der entsprechende Prozess in der Prozesshierarchie markiert und kann dann sofort geöffnet werden.