iGrafx Process Central Server - Die Datenbanklösung für die unternehmensweite, zentrale Prozessverwaltung!

iGrafx Process CentralProzesshistorie, Versionsverwaltung

Mit iGrafx Process Central Server lassen sich fertige Prozesse mittels elektronischer Unterschrift freigeben, Sie steuern zugriffsrechte und führen automatische ein Prozesshistorie ...

Bei einer gewissen Unternehmensgrösse ist es enorm wichtig, dass das QM-System übersichtlich bleibt bei der Vielzahl von Prozessen und Dokumenten die anfallen, richtig? Zudem sind es nicht nur ein, zwei oder drei Personen, welche die Prozesse erstellen und pflegen, sondern ein oder mehrere Teams.

Wäre es da nicht schön wenn Sie, dank einer zentralen Datenbank, die Prozesse sauber verwalten könnten? Wenn für Sie ersichtlich ist wer, wann, was am Prozess geändert hat und wie dieser Prozess vor drei Monaten ausgesehen hat?

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Zugangkontrolle

Stellen Sie sich vor, Sie könnten unterschiedliche Zugriffsrechte definieren wie bsp. Prozesse erstellen, nur ändern, nur anschauen, nur freigegebene Prozesse anschauen etc.?

Elektronische Unterschrift

iGrafx Process Central Screeshot 1Und wie wäre es, wenn Sie bei jedem Prozess definieren können, welche Person (oder Personen) diesen prüfen müssen?

Wenn bei der Zustimmung der Prozess gleich mittels elektronischer Unterschrift freigeben wird, so dass alle Mitarbeiter den soeben freigegeben Prozess via Web-Browser sofort einsehen können?

Kein Exportieren! Einfach das OK geben und der Prozess ist gültig und sofort für alle ersichtlich.

Automatische pflege der Links zu Prozessen und Dokumenten

Oder was denken Sie würde Ihnen die automatische Pflege der Verknüpfungen von Prozessen und Dokumenten für Vorteile bringen? Was glauben Sie passiert, wenn ein Mitarbeiter einfach ein Dokument umbenennt, verschiebt oder löscht und Sie haben kein iGrafx Process Central Server? Richtig, ein Klick auf den Link und nichts passiert ausser einer hässlichen Fehlermeldung "Dokument nicht gefunden". Sie kennen das?

Kein Problem, wenn Sie iGrafx Process Central Server im Einsatz haben. Mit iGrafx Process Central Server werden die Links automatisch gepflegt, sollt einmal ein Dokument verschoben oder umbenannt werden.

Verlinkung von Prozessen und Dokumenten

Wie wissen Sie, welche Personen oder Abteilungen auf Ihre Prozesse zugreifen und eine Verknüpfung erstellt haben? Was würde passieren, wenn Sie nun einfach einen Prozess löschen? Sie wissen ja nicht, dass da noch ein Link von der Buchhaltungsabteilung auf Ihren Logistikprozess erstellt wurde.

iGrafx Process Central Server hat die Lösung für Sie! Sie sehen bei jedem Prozess und Dokument welche Prozesse darauf verlinkt haben und zu welchen Prozessen Ihr Prozess verlinkt wurde. Mit einem Klick wird sofort der gelinkte oder verlinkte Prozess im Process Central Windows markiert.

Unternehmensweiter Zugriff via Web-Browser oder Process Viewer

iGrafx Process Central Screenshot 2Sicher möchten Sie auch, dass alle Mitarbeiter im Unternehmen sofort Zugriff auf die freigegebenen Prozesse haben ohne dass Sie dafür zusätzlich Lizenzgebühren bezahlen müssen, habe ich recht?

Der iGrafx Process Central Server beinhaltet den WebCentral Server über welche alle Mitarbeiter via Web-Browser Zugriff auf Ihre Process Central Datenbank haben und freigegeben Prozesse sofort einsehen können. Als alternative ist zudem eine unternehmensweite Lizenz des Process Viewer im Paket enthalten. Process Viewer ist nichts anderes als der iGrafx FlowCharter jedoch ohne Bearbeitungsfunktionen und dient lediglich zur Betrachtung der Prozesse.

Damit ist iGrafx Process Central deal für Organisationen mit Fokus auf:

  • ISO-Zertifizierung
  • Six Sigma
  • Lean
  • BPM-Implementierung
  • Konformität mit Sarbanes-Oxley
  • Konformität mit BASEL II
  • Optimierung von Geschäftsprozessen
  • Total Quality Management

Fragen und Antworten zu iGrafx Process Central Server


Frage: Wie funktioniert iGrafx Process Central Server?

Antwort: Der iGrafx Process Central Server beinhaltet die folgenden Komponenten:

iGrafx Process Central Server mit Microsoft SQL Server 2000: Dies ist das Herzstück. Sämtliche Prozesse und Dokumente werden mit der iGrafx Process Central Server Lösung nicht mehr im Dateisystem gespeichert sonder in einer SQL Datenbank.

iGrafx WebCentral Server: Diese Lösung "schlägt die Brücke" zwischen den Anwendern, welche die Prozesse mittels Web-Browser einsehen möchten und dem iGrafx Process Central Server. WebCentral Server vermittelt die Intelligenz, damit via Web-Browser direkt auf die vorhanden (und entsprechend freigegebenen) Prozesse zugegriffen werden kann. Technisch benötigt WebCentral einen Microsoft IIS 5.0 Server mit einer ODBC-Verbindung zur Microsoft SQL Datenbank des iGrafx Process Central Server. WebCentral Server und iGrafx Process Central Server können auf dem selben Server laufen oder jeweils auf zwei separaten Maschinen.

iGrafx Process Viewer: Als alternative zu WebCentral Server kann für das betrachten der Prozesse unternehmensweit iGrafx Process Viewer als Client-Lösung auf jedem Mitarbeiter PC installiert werden. Process Viewer ist einfach gesagt ein iGrafx FlowCharter ohne die Möglichkeit Prozesse zu ändern und zu speichern.

WebCentral Server als auch iGrafx Process Viewer können parallel betrieben werden. Es braucht somit keinen Grundsatzentscheid ob "Prozessbetrachter" (alle Mitarbeiter unternehmensweit) via Viewer oder Web-Browser Prozesseinsicht haben. Diese beiden Lösungen können ohne Probleme parallel laufen.

Frage: Lässt sich mit iGrafx Process Central Server eine Prozesshistorie verwalten?

Antwort: Ja, mit iGrafx Process Central Server werden automatisch bei jeder Änderung an einem Prozess die Vorversion gespeichert. Somit können Sie jederzeit einsehen, wie der Prozess z. Bsp. am 20. August 2003 ausgesehen hat und welche Person die Änderungen erstellte.

Frage: Was genau kann ich mit der Funktion "elektronische Unterschrift" machen, was bringt es mir?

Antwort: Mit der "elektronischen Unterschrift" gebe ich einen fertigen Prozess unternehmensweit zur Betrachtung frei. Der Prozess-Ersteller kann individuell pro Prozess definieren, welche Person oder Personen den fertigen Prozess noch prüfen müssen, bevor auf diesen Prozess unternehmensweit via WebCentral zugriffen werden kann. Sobald also eine Prozess oder eine aktuelle neue Prozessversion erstellt wurde und fertig ist, kann dieser für die "elektronische Unterschrift" nominiert werden. Logt sich dann die entsprechende Person in den iGrafx Process Central Server ein sieht er sofort, dass ein Prozess für ihn zur Nomination vorliegt. Nun hat er zwei Möglichkeiten:

Erstens; er erteilt keine Zusage und erklärt, was er noch geändert haben möchte. Der Prozessbearbeiter sieht auch dies bei seinem nächsten Login im iGrafx Process Central Windows sofort und kann die Änderungen vornehmen. Der Prozess ist somit nach wie vor noch nicht für die Allgemeinheit einsehbar.

Zweitens; er stimmt zu und gibt sein OK. Wenn er die einzige Person ist, die das OK geben muss, ist der Prozess jetzt sofort für die Allgemeinheit einsehbar. Ist noch eine andere Person da, die das OK geben muss sieht er auch hier, ob diese Person schon zugestimmt hat oder nicht. Der Prozess ist dann erst für die Allgemeinheit sichtbar, wenn alle definierten Personen mittels der "elektronischen Unterschrift" das OK gegeben haben.

Frage: Kann ich mit iGrafx Process Central Server Zugriffsrechte definieren und steuern?

Antwort: Ja, nebst den generellen Zugriffsrechten auf Ordner und Prozesse pro Anwender können noch folgende zusätzlich Einschränkungen definiert werden:

Generell alle Rechte (Administrator), Prozess-Ersteller, nur Prozesse modifizieren (kann also keine neuen Prozesse selber erstellen aber darf bei vorhanden Prozessen Änderungen vornehmen), darf Historie einsehen, darf ungeprüfte Prozess sehen, darf Prozesse ausdrucken, darf Notizen hinterlegen, darf Prozess nur anschauen (aber auch ungeprüfte), darf nur geprüfte Prozesse sehen.

Frage: Wenn ich meine Prozesse weiter pflege und aktualisiere können meine Mitarbeiter diese Änderungen sehen?

Antwort: Dies ist abhängig von den Zugriffsrechten der Mitarbeiter (siehe Frage oben). Generell kann man jedoch davon ausgehen, dass die unternehmensweiten Mitarbeiter mit Zugriff über den Web-Browser und dem WebCentral Server den Prozess nur dann sehen können, wenn dieser mittels "elektronischer Unterschrift" freigegeben wurde. Beispiel: Sie haben am 20. August einen Prozess zur Unterschrift freigegeben (oder Ihr QM-Leiter hat), dieser ist nun in der ganzen Firma einsehbar. Nun erstellen Sie weitere Änderungen an diesem Prozess am 27. August und nochmals am 28. iGrafx Process Central Server hat nun zwei weitere Versionen in der Historie erstellt. Sie und Ihre Kollegen vom QM-Team, welche die entsprechenden Zugriffsrechte auf diesen Prozess haben, werden beim öffnen dieses Prozesses die Version vom 28. August sehen. Die Mitarbeiter im Unternehmen, welche via Web-Browser (und somit mit WebCentral) die Prozesse betrachten sehen immer noch den Prozess vom 20. August. Dies so lange bis Sie sich entschliessen, dass der Prozess fertig überarbeitet ist und mittels "elektronischer Unterschrift" freigegeben wird. Erst dann sehen die Mitarbeiter die Prozessversion vom 28. August.

Frage: Was passiert bei Prozessen die miteinander verlinkt sind, wenn ein Prozess umbenannt oder verschoben wird?

Antwort: iGrafx Process Central pflegt die verlinkten Prozesse automatisch und ändert die Link-Informationen in der Datenbank entsprechend. Somit gehen keine Links verloren.

Frage: Kann ich sehen ob ein andere Prozess auf meine Prozess verlinkt?

Antwort: Ja, mit iGrafx Process Central Server sehen Sie bei jedem Prozess welche Prozesse auf diesen verlinken und wohin der Prozess selber linkt. Mittels Mausklick auf die entsprechende Informationen wird der entsprechende Prozess in der Prozesshierarchie markiert und kann dann sofort geöffnet werden.

Fazit

iGrafx Process Central Server die ideale Lösung für eine unternehmensweite, zentrale Prozessverwaltung. Nebst Funktionen wie der Führung einer Prozesshistorie und der Zugriffsrecht-Verwaltung biete das Programm die Möglichkeit Prozesse mittels elektronischer Unterschrift freizugegeben und diese somit via WebCentral Server sofort allen Mitarbeitern via Web-Browser zugänglich zu machen.

Nebst den iGrafx FlowCharter und iGrafx Process Kursen bietet wir selbstverständlich auch Firmenkurse für iGrafx Process Central Server an. Zudem unterstützen wir sie bei der Installation und Konfiguration des iGrafx Process Central Server und WebCentral Server.

Sie sind noch nicht ganz überzeugt und haben noch Fragen? Dann hilft Ihnen vielleicht unsere Rubrik "Fragen & Antworten" weiter.